Δημοσίευση άρθρου στο περιοδικό Epsilon 7

Αναγκαιότητα εσωτερικής διασύνδεσης των σύγχρονων επιχειρήσεων

Στη σύγχρονη εποχή, διαφαίνεται ολοένα και περισσότερο η ανάγκη εσωτερικής διασύνδεσης των υποσυστημάτων που μπορεί να έχει μία επιχείρηση. Μια επιχείρηση, από τη σκοπιά του συστήματος, αποτελείται από πολλά επιμέρους υποσυστήματα που όλα εμπλέκονται στην παραγωγή, στην πώληση και στην διαχείριση. Αυτά τα υποσυστήματα οφείλουν να συνεργάζονται μεταξύ τους, προκειμένου να εξασφαλιστεί η μέγιστη παραγωγικότητα και το μέγιστο κέρδος με το ελάχιστο δυνατό κόστος για την εταιρεία.

Αν αναλογιστούμε πόσα πολλά είναι τα στάδια από την παραγωγή ενός προϊόντος μέχρι την τελική παράδοσή του στον πελάτη (γραμμή παραγωγής, τυποποίηση και μεταφορά προϊόντος, ενδιάμεση συνεργασία εργατικού δυναμικού, οικονομική διαχείριση, επίβλεψη της εφοδιαστικής αλυσίδας, έλεγχος αποθήκης, σημεία πώλησης κτλ), γίνεται εύκολα αντιληπτό ότι αν ένας κρίκος αυτής της αλυσίδας υπολειτουργεί, αυτό θα βλάψει μακροπρόθεσμα την επιχείρηση και τους εργαζομένους της ή δε θα της επιτρέψει να αποδίδει στο μέγιστο των δυνατοτήτων της.

Ειδικότερα στην εποχή μετά την πανδημία, φάνηκε ότι οι επιχειρήσεις που επέδειξαν μεγαλύτερη ευελιξία και χρησιμοποίησαν συστήματα εσωτερικής διασύνδεσης των δραστηριοτήτων τους, που τους επέτρεπαν να διαχειρίζονται καλύτερα μεγάλο όγκο συναλλαγών σε μικρό χρονικό διάστημα, κατάφεραν να επιβιώσουν σε μεγαλύτερο ποσοστό και ταυτόχρονα να αυξήσουν τον κύκλο εργασιών τους.

Σε μία επιχείρηση εάν οποιοδήποτε υποσύστημα δρα απομονωμένα ή η λειτουργία του βασίζεται αυστηρά και απαρέγκλιτα στη διαπροσωπική επικοινωνία μεταξύ των υπαλλήλων, τότε είναι δεδομένο ότι η καθυστέρηση και τα λάθη θα δημιουργήσουν αδυναμία για περαιτέρω εξέλιξη της επιχείρησης.  Η ενοποίηση των υποσυστημάτων πέρα από βελτίωση των διαδικασιών και των χρόνων δίνει και ένα άλλο πλεονέκτημα, αυτό των συνολικών και έγκυρων στατιστικών δεδομένων από τα οποία μπορούν να εξαχθούν χρήσιμες και ζωτικής σημασίας πληροφορίες για την επιχείρηση .

Μία σύγχρονη επιχείρηση για να ανταπεξέλθει στις απαιτήσεις της αγοράς , είναι σημαντικό να εστιάσει μεν σε ορισμένες διαχρονικές αξίες, όπως:

• η ποιότητα των προϊόντων,
• η ταχύτητα του δικτύου παραγωγής και διανομής τους,
• η αξιοπιστία,
• το κοινό επιχειρηματικό όραμα όσον αφορά το εργατικό δυναμικό και τα διοικούντα φυσικά πρόσωπα
• όπως και οι ρεαλιστικοί στόχοι

αλλά πλέον χρειάζεται να δοθεί έξτρα έμφαση στην συστηματοποίηση και ενοποίηση των διεργασιών. Το τελευταίο αποσκοπεί στη μείωση των εργατοωρών που απαιτούνται σε όλη τη διαδρομή ενός προϊόντος από την παραγωγή στον τελικό προορισμό και την ολοκληρωμένη παρακολούθηση όλων των διαδικασιών που μεσολαβούν.

Τα οφέλη μπορεί να είναι :

• η βελτίωση των υπηρεσιών προς το αγοραστικο κοινό ,
• η καλύτερη οργάνωση της επιχείρησης
• η μείωση είτε του κόστους είτε των διαδικασιών στον κύκλο μιας επιχείρησης.
• η εξαγωγή χρήσιμων συμπερασμάτων για διορθωτικών κινήσεων
• η ευελιξία της επιχείρησης για γρήγορες και άμεσες αλλαγές

Τέτοιου είδους ολοκληρωμένες, ενοποιημένες λύσεις μπορούν να προσφέρουν τα προϊόντα ERP & CRM  διασυνδεδεμένα με e-commerce, EXVan και άλλα αναγκαία υποσυστήματα μιας εταιρείας.

Ένα ολοκληρωμένο σύστημα επιτρέπει τον έλεγχο κάθε πτυχής της επιχείρησης μέσω μιας κεντρικής εφαρμογής, έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη ροή δεδομένων στην εταιρεία, όπως και στο οικονομικό εταιρικό μητρώο. Έτσι μπορεί να γίνει καλύτερη διαχείριση της όλης πληροφορίας που αφορά τις κινήσεις προϊόντων, τα αποθέματα κτλ, που συνεπάγεται μεγαλύτερη αποδοτικότητα και ευελιξία στη λήψη των αποφάσεων χωρίς περιττές καθυστερήσεις ή αχρείαστη εμπλοκή του ανθρώπινου παράγοντα. Επιπλέον, οι ομάδες και τα τμήματα εργασίας της επιχείρησης μπορούν να επικοινωνούν καλύτερα μεταξύ τους, να έχουν όλοι ανεξάρτητη πρόσβαση στο σύνολο των δεδομένων και να εργάζονται χωρίς παρεμβολές στη δουλειά των άλλων. Για παράδειγμα, το τμήμα πωλήσεων μπορεί να έχει πρόσβαση σε πληροφορίες που αφορούν το απόθεμα (εφόσον  ενημερώνεται άμεσα από όλα τα υποσυστήματα), το τμήμα μάρκετινγκ στις αναφορές των πωλήσεων και οι προϊστάμενοι έχουν μια καθαρή, ολιστική εικόνα της εταιρείας. Συνολικά, δεδομένα συλλέγονται από κάθε επιμέρους τμήμα της επιχείρησης (εξωτερικές και εσωτερικές πηγές), ομαδοποιούνται και συνδέονται σε μια κεντρική, ενοποιημένη βάση, αυτοματοποιώντας τις διαδικασίες και ομαλοποιώντας τη ροή εργασίας. Οι χειροκίνητες καταχωρήσεις δεδομένων ελαχιστοποιούνται(έως και εξαλείφονται) και όλοι μπορούν να έχουν άμεση πρόσβαση στην πληροφορία που χρειάζονται για να συνεχίσουν τη δουλειά τους.

Στην περίοδο της πανδημίας, αναδείχθηκε επιπλέον η πρωτεύουσα σημασία του e-commerce, αφού οι καταναλωτές υποχρεώθηκαν πλέον να παραγγέλνουν ηλεκτρονικά τα προϊόντα της αρεσκείας τους και οι μαζικές ηλεκτρονικές αγορές φαίνεται πως είναι μια τάση που ήρθε για να μείνει. Πράγματι, τα πλεονεκτήματα του e-commerce είναι πολλά και μία σύγχρονη επιχείρηση οφείλει να τα εκμεταλλευτεί με τον σωστό τρόπο. Η διαχείριση ενός ηλεκτρονικού καταστήματος αυξάνει τις προοπτικές σε μια επιχείρηση αλλά και προσθέτει επιπλέον φόρτο εργασίας και διαχείρισης. Είναι σημαντικό αυτή η μετάβαση να γίνει με έξυπνο σχεδιασμό και με εργαλεία που θα μπορέσουν να βοηθήσουν την επιχείρηση να εξυπηρετήσει ορθά το νέο πελατολόγιο της. Για παράδειγμα μία σύνδεση του αποθέματος του ηλεκτρονικού καταστήματος με το εμπορικό πρόγραμμα της επιχείρησης, ενοποιεί το απόθεμα των προϊόντων και στα δύο σημεία πώλησης (ηλεκτρονικό κατάστημα, φυσικό κατάστημα) και αποτρέπει την πιθανότητα λαθών και επιπλέον φόρτου εργασίας.

Κλείνοντας, θα θέλαμε να τονίσουμε εκ νέου την τεράστια αξία που έχει η εσωτερική διασύνδεση των συστημάτων μιας επιχείρησης: Αυτοματοποιεί τις διαδικασίες που σχετίζονται με τις δραστηριότητες της εταιρείας, χαρίζει πρόσβαση στο προσωπικό και στους πελάτες σε ενημερωμένα δεδομένα αναφορικά με τα προϊόντα από μια ενιαία βάση δεδομένων, οδηγεί σε βελτιστοποίηση της λειτουργίας της εφοδιαστικής αλυσίδας και ολική διαχείριση ποιότητας, ομαλοποιεί τη ροή εργασίας και κυρίως μειώνει το κόστος σε όλη αυτή τη διαδρομή του προϊόντος από την επιχείρηση ώσπου να φτάσει στα χέρια του πελάτη, ελαχιστοποιώντας τις παρεμβολές του ανθρώπινου παράγοντα. Μια σύγχρονη εταιρεία πρόθυμη να ανταπεξέλθει στις προκλήσεις των καιρών, όντας ανταγωνιστική και καινοτόμα στον τομέα της, οφείλει να υιοθετήσει μεθόδους εσωτερικής διασύνδεσης. Πλέον, ισχυρή επιχείρηση είναι η διασυνδεδεμένη επιχείρηση.

*Το άρθρο δημοσιεύτηκε στο τεύχος Σεπτεμβρίου 2021 του περιοδικού.